CONCEPTO DE COSTOS DE CALIDAD
Se
entiende por Costos de Calidad al dinero destinado para obtener la Calidad
requerida. La calidad requerida no se consigue por casualidad ni
accidentalmente, sino que todo debe ser
planeado en actividades, medido y garantizado.
Esas
actividades planificadas cuestan dinero y abarcan la mayoría de las áreas tales
como marketing, proyectos, diseño, compras, producción y
asistencia técnica.
El objetivo fundamental de un sistema de Costos de
Calidad, es garantizar que la fabricación de un producto dado, cumpla satisfactoriamente con los
requisitos preestablecidos del cliente y la sociedad,
con el mínimo costo, contribuyendo así a maximizar
los beneficios de una empresa.
El
sistema de Costos de Calidad proporciona los criterios para obtener información
que pueda ser utilizada por la Dirección de la Empresa para
analizar el impacto económico que tiene la Calidad o la
ausencia de ésta en los resultados de la organización
y verificar el progreso obtenido como consecuencia
de las acciones dirigidas a la mejora continua.
BENEFICIOS DE LOS COSTOS DE
CALIDAD
Los
principales son:
-
Reducción de costos de fabricación.
-
Mejora de la gestión administrativa.
-
Disminución de scraps.
-
Mejora en el planeamiento y la programación de actividades.
-
Mejora de la productividad.
-
Aumento de la utilidad o beneficio.
-
Satisfacción de hacer bien el trabajo desde el principio.
Todos
los sectores de la empresa directa o indirectamente contribuyen para alcanzar,
mantener y mejorar la calidad de los productos, los
procesos y los servicios. El sistema debe tener una evaluación.
mensual.
Es conveniente además que las gerencias analicen semanalmente los costos
ocasionados por pérdidas internas a fin de tomar acciones
correctivas y preventivas.
Por
lo general será el Área de Calidad la responsable por que la información
sobre el costo de la calidad este disponible, pero debe ser
responsabilidad de todas las áreas proveer la información que
permita elaborar los informes.
Es
conveniente también que se designe un Coordinador del Costo de la Calidad, que
será el encargado de obtener y compilar la información y
generar los informes, planillas y gráficos. Promover
el análisis y la toma de acciones correctivas y
preventivas necesarias. Hacer los ajustes necesarios
para la mejor utilización del sistema.
EL SISTEMA DE GESTIÓN DEL COSTO DE
LA CALIDAD
En
el marco del desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de una empresa
o en la necesidad de reducir costos, se hace
imprescindible medir y cuantificar
los esfuerzos por evitar ineficiencias,
problemas y las pérdidas que se ocasionan al fabricar los productos y cuando
éstos llegan en condiciones no satisfactorias al
cliente.
Para
lograr este cometido podemos poner en marcha un Sistema de Gestión del Costo de
la Calidad articulado en subsistemas de planificación,
ejecución, informe y evaluación.
En
la planificación, incluimos aquellas actividades de recolección de datos,
clasificación y determinación de indicadores históricos.
Para
llevar adelante el sistema en la ejecución, es conveniente que el Coordinador
del Costo de la Calidad, quién recibiendo información de
personal y reclamos externos, conjuntamente con los datos
provenientes de los informes operacionales de
producción confeccione los informes respectivos para
cada concepto del costo.
Finalmente,
un resumen se transforma en Evaluación Gerencial, donde se puede obtener una
imagen de la situación del costo de la calidad para ese
mes, respecto al mes anterior y acumulado en el año.
Eso
nos indica tendencias y efectos de las acciones
Definiciones:
Para
este trabajo se entiende por costo de calidad, al costo de personal, material y
herramientas, equipos e instalaciones empleados por todos los
grupos de la empresa en relación a las actividades
vinculadas
con la calidad.
El
costo de la calidad tiene la siguiente estructura:
Costo
de prevención
Costo
de evaluación o costos propios
Pérdidas
internas
Pérdidas
externas
Los
costos de prevención y evaluación son en realidad inversiones pues generan
beneficio.
Costo de prevención :
Es
el costo de todas las actividades y medidas tendientes a prevenir fallas o
problemas.
Costo de evaluación:
Es
el costo de los ensayos, inspecciones o auditorías para evaluar si la calidad
especificada es
lograda
y mantenida.
Pérdidas internas:
Son
los costos resultantes de ineficiencias o de un producto que no logra cumplir
con los
requisitos
de calidad, previo a su entrega al cliente.
Pérdidas externas:
Son
los costos resultantes de un producto o servicio que logra cumplir con los
requisitos de
calidad,
luego de ser adquirido por el cliente.
CÓMO SE PUEDEN MEDIR ESTOS COSTOS
EN LA EMPRESA – EJEMPLO.
Costo de prevención :
Es
la suma de los costos originados por los siguientes conceptos:
10%
de la mano de obra del laboratorio de Control de Calidad.
80%
del presupuesto de PCP (Planeamiento y Control de la Producción).
100%
del costo de capacitación en calidad.
100%
de gastos de visitas a proveedores para evaluación.
100%
del presupuesto de orden y limpieza.
90%
del presupuesto de desarrollo de procesos.
100%
del mantenimiento programado de los equipos productivos críticos y el lucro
cesante
correspondiente.
Costo de evaluación:
Es
la suma de los costos originados por los siguientes conceptos:
90%
de la mano de obra del laboratorio de Control de Calidad.
20%
del presupuesto de PCP (Planeamiento y Control de la Producción).
10%
del presupuesto de desarrollo de procesos.
100%
de recepción de almacenes.
Cuenta
de materiales del presupuesto de laboratorio.
Resto
del presupuesto de laboratorio.
Costo
de equipos de control, controles tercerizados, etc.
Pérdidas internas:
Es
la suma de los costos originados por los siguientes conceptos:
Variabilidad
de la producción medida por desviación estándar y descentrado del proceso.
Ineficiencias
de: tiempo (tiempos de marcha con relación al tiempo disponible), velocidad
(producción a velocidad real referida a la producción
a velocidad estándar) y de producción
(producción
neta a la salida de un proceso respecto el volumen bruto al ingreso del mismo)
en
todos
los equipos críticos de producción.
Horas
extras totales.
Pérdidas externas
Es
la suma de los siguientes conceptos.
100%
del departamento de Atención al Cliente
Gastos
de visitas a clientes por reclamos.
Costos
de reclamos.
Cada
uno de estos conceptos estará abierto, según corresponda, en sus componentes de
materiales,
mano
de obra y máquinas, equipos e instalaciones.
Indicadores
Para
una mejor interpretación de las cifras del costo de calidad, se llevan dos
indicadores de gestión
para
cada concepto:
% del costo sobre facturación
Costo por unidad ingresada a depósito
Cada
uno de estos indicadores se deberá graficar por componente y por el total de
costo de calidad.
CÓMO AFECTAN EL PUNTO DE
EQUILIBRIO
Es
importante comprender que estos costos aunque no se los mida igualmente están
presentes.
Una
estrategia razonable consiste en aumentar los costos de prevención y evaluación
en la esperanza de que harán disminuir los de perdidas internas
y externas. Esto es así en la mayoría de los casos. Sin
embargo no conocemos el impacto que significan las
perdidas internas (que son costos variables) sobre
el punto de equilibrio de la compañía.
MEDIR, CUANTIFICAR Y LUEGO QUÉ
De
nada nos va a servir tener un sistema de costos de calidad si no lo empleamos
para prevenir,
corregir y distribuir mejor los recursos.
Es importante que cada empresa busque su propio equilibrio
de costos de calidad a fin de perfeccionar el sistema de control y elaborar así
un conjunto de indicadores que le permitan visualizar y medir
la mejora continua. No se concibe
calidad sin resultados, calidad sin resultados no es calidad, es
otra cosa.
El
procedimiento más adecuado de llevar un control y hacer un seguimiento se basa
en la administración de los recursos en torno a la
problemática de hacer calidad y medir el esfuerzo
invertido en ello.
La
etapa que sigue es la de evaluar la gestión integral mediante los informes que
proporciona el sistema. Uno puede preguntarse cómo se hace esta
evaluación. Sin embargo la estructura del sistema
(si
esta correctamente diseñado) es la que aporta todos los elementos esenciales
para tal fin.
Para
implementar con éxito un Programa de
Costos de Calidad "eficiente", es indispensable lograr el
apoyo pleno y la sustentación de la alta dirección de
la empresa, para que el mismo pueda ser aceptado
por todos los niveles de organización.
Por
consiguiente, será oportuno respetar las siguientes condiciones:
Adecuarse
al lenguaje económico oficial de la empresa, al cual se referirá al Costo de
Calidad.
Disponer
de un instrumento (informe) cuyos detalles puedan ser efectivos y de gran
utilidad a los
usuarios.
Integrar
las evaluaciones económicas en informes a las gerencias superiores, permitiendo
así una
verificación
con la contabilidad en el ejercicio general.
Como
los Costos de Calidad conforman un índice importante (por ej.: el 7% de las
ventas en una industria metalúrgica mediana, 18 % de la
facturación en una papelera grande) con un mejoramiento
significativo
del Costo de Calidad, se consigue elevar el lucro o beneficio de la empresa.
Esa
influencia es bastante significativa para que la dirección, se convenza de que
manejar muy bien los Costos de Calidad, significa utilizar una
herramienta gerencial moderna ya que en esencia representa
un verdadero
tablero de comando de la gestión operativa.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
Los
pasos que se sugieren para la implementación de un Plan de Costo de Calidad
son:
Presentar
los conceptos de Sistema de Costo de Calidad a las gerencias, jefaturas y
demás
interesados.
Explicar
los objetivos, categorías y elementos de Costos de Calidad.
Demostrar
resultados obtenidos en otras empresas.
Procurar
atraer el interés de todos los niveles de la organización hablando el lenguaje
del dinero
(directivos,
gerentes, jefes, supervisores y hasta operarios (sistemas de premio)).
Seleccionar
y definir los elementos de Costos de Calidad.
Los
elementos deberán ser adecuados a la empresa y al ramo de actividad.
Intercambiar
ideas con todos los sectores afectados.
Aceptar
sugerencias.
Establecer
las fuentes de datos.
Adoptar
al máximo posible los datos de contabilidad.
Cuando
esos datos no estén disponibles, utilizar impresos propios.
Confeccionar
impresos para adquisición de datos, de la forma más simple de llenado, para
facilitar
su
posterior evaluación.
Consultar
con los otros sectores con respecto al diseño de los impresos.
Explicar
a las personas interesadas como completar las planillas.
Obtener
datos por un periodo (por ej.: un mes) y revisarlo con cada sector afectado.
Despejar
las dudas que puedan surgir.
Certificar
que los datos de contabilidad contengan todas las informaciones
acordadas.
Definir
medidas relativas para Costos de Calidad.
Mantener
nuevamente contacto con todos los sectores para establecer las medidas
relativas que
posibilitarán
los programa de Costos de Calidad.
Emitir
el primer informe.
Los
números son los resultados más importantes.
Mantener
reuniones con los involucrados.
Se
puede iniciar haciendo un resumen sobre los objetivos, categorías y elementos
de Costos de
Calidad.
Mostrar
las fuentes de datos y dar explicaciones sobre los resultados y las variaciones
más
importantes.
Aprovechar
para esclarecer nuevas dudas.
Efectuar
una revisión final.
Implementar
un sistema con auditorias periódicas para verificar si el sistema continua
adecuado o si
funciona
como está proyectado.
Exitos
tecnológicos recientes han traído revisiones del modelo clásico de costos de
calidad óptimos.
Anteriormente,
los Costos de Prevención y de Evaluación se representaban elevándose
asintóticamente
conforme
se alcanzaban niveles sin defectos. Hay cada vez más evidencias de que los
procesos de
mejora
y prevención de nuevas pérdidas están, en si mismos, sometidos a una eficacia
de costo cada
vez
mayor.
La
nueva tecnología ha reducido los índices de fallas intrínsecas de materiales y
productos, mientras
que
la robótica y otras formas de automatización han reducidos los errores humanos
durante la
producción.
Los Sistemas de Gestión de la Calidad, el Control Estadístico de los Procesos,
la
inspección
y ensayos automáticos han hecho posible lograr casi la perfección (1ppm parte
por millón
defectuosa)
con costos finitos.
El
objetivo práctico de cualquier sistema de costos de calidad, por tanto,
consiste en facilitar los
recursos
para mejorar la calidad que conduzcan a oportunidades de reducción del costo
operativo.
La
estrategia para utilizar los costos de calidad es bastante
sencilla:
Atacar
directamente los Costos de Fallas en un intento de llevarlos a cero.
Invertir
en las actividades de prevención "adecuadas" para mejorar.
Reducir
los Costos de Evaluación conforme a los resultados obtenidos.
Evaluar
continuamente y reorientar los esfuerzos de prevención para conseguir más
mejoras.
Esta
estrategia se basa en la premisa de que:
Para
cada falla hay una causa básica.
Las
causas son evitables.
La
prevención siempre es más barata.
En
la práctica, se pueden medir los costos reales de la calidad y luego reducirlos
por medio del
análisis
adecuado de causa y efecto (diagrama de Ishikawa). Cuando se manifiestan las
fallas por
medios
de las actividades de evaluación o los reclamos de los clientes, se
examinan sus causas
básicas
y se eliminan por medio de la acción correctiva. La eliminación de las causas
básicas significa
estar
erradicando el problema permanentemente.
Cuanto
más avanzado dentro del proceso operativo se descubra una falla, cuanto más
cerca del uso del producto o del servicio del cliente, más
caro es corregirlo. Usualmente, conforme se reducen los
Costos de Fallas, los esfuerzos de evaluación también
se pueden reducir de una forma estadística
sólida.
Los conocimientos adquiridos con esta mejora se pueden aplicar luego, por medio
de las actividades o disciplinas de prevención, a todo
nuevo trabajo.
Por
claro que parezca este enfoque, no puede funcionar a menos que primero haya un
sistema básico de medida de la calidad que identifique
claramente los elementos corregibles de las fallas de
comportamiento que representen el mejor potencial para
mejorar el costo. Tal sistema debe estar diseñado
para utilizar los datos procedentes de las inspecciones, ensayos, medidas o
evaluaciones del control del proceso, y reclamos de clientes como
medida de comportamiento de la compañía y Fuentes
para determinar los proyectos de reducción de costos.
Esta medida es una parte básica e importante de
la
gestión de calidad. El potencial de mejora se puede determinar con un sistema
de medida y análisis exacto y confiable del costo de la
calidad.
Ya
vimos al analizar el punto de equilibrio, que cada dólar ahorrado en los costos
de la calidad tiene un efecto positivo sobre los beneficios, debería
ser obvio el valor que tiene identificar claramente y utilizer
los costos de la calidad para gestionar.
No
podemos reducir el costo sin afectar la calidad.
Podemos
mejorar la calidad sin incrementar el costo.
Podemos
reducir el costo mejorando la calidad.
Podemos
reducir el costo reduciendo la variación. Cuando así lo hacemos, el
comportamiento y la calidad mejoran automáticamente.
La
diferencia entre un producto que está justo dentro de los límites de la
especificación y un product que está justo por fuera de los límites de la
especificación es pequeña, sin embargo uno se considera
"bueno" y otro "malo". Más bien,
los métodos Taguchi procuran que haya una variación minima
alrededor de los valores nominales sin añadir costo.
La
idea de minimizar las pérdidas para la sociedad es bastante abstracta y, por lo
tanto, difícil de considerarla como objetivo de una compañía. Sin
embargo, cuando pensamos que la pérdida para la
sociedad
es una pérdida a largo plazo para nuestra compañía (y las dos son
equivalentes), puede que la definición tenga más sentido para
nosotros.
Como
sabemos, los costos de calidad se cuantifican normalmente en función de
desechos y reprocesos, garantía u otros costos tangibles.
Sin embargo, éstos sólo constituyen la "punta del
iceberg", de los costos de la calidad.
Costo de
materiales de construcción.
Los materiales son la parte fundamental en una construcción, sin los
mismos no podemos llevar a cabo nuestro proyecto. Sin embargo actualmente los
materiales están por las nubes, el siguiente articulo hará énfasis en como
podemos reducir costos cuando de materiales se habla. Algunos de estos
materiales son la mampostería, la madera y los accesorios. Los
buscan que los materiales básicos cumplan las mismas funciones que los
materiales exclusivos, es decir pagar menos y obtener los mismos resultados.
Podemos construir la casa de nuestros sueños con materiales accesibles, los expertos
aseguran que en el mercado se pueden localizar materiales de buena calidad a
precios relativamente bajos.
La
idea de todo esto es conocer el mercado y determinar donde podemos encontrar
estas especificaciones. Para una empresa constructora un buen consejo seria el
presentar licitaciones muy precisas en cuanto a la compra de materiales, es
posible que el cliente tenga el deseo de comprar materiales costosos en el caso
de que no se pueda llevar una serie de recibos para no tener que correr con las
cuentas adicionales. Los constructores deben de diseñar de acuerdo a los
materiales que poseen, esta forma puede ahorrarle muchos inconvenientes, la
reducción de los costos se puede realizar de una manera lenta de acuerdo al
diseño, algunos cambios pueden permitir un ahorro considerable en materiales.
Se recomienda el comprar al por mayor, el realizar esta operación puede
que nos veamos afectados por un pequeño descuento lo cual a veces puede
resultar muy significativo.
Las
compras al por mayor son necesarias cuando se tiene disponible un espacio muy
amplio para guardar la mercancía
de lo contrario no es recomendable el comprar
al por mayor, los materiales pueden verse afectados por el clima y otros
factores. Considerar los costos secundarios es una buena opción, estos costos
pueden ser los gastos de gasolina, transporte entre otras cosas, los expertos
sugieren gastar lo necesario en una entrega extensa que en varias de poca
magnitud. El reciclado puede utilizarse como vía, existen algunas comunidades
que mantienen espacios para vender materiales de medio uso, pueden resultar
mucho menos costosos. Es apropiado que los constructores compren materiales
prefabricados y pre acabados, suelen ser mas costosos que los convencionales
pero a largo tiempo resultan mas ventajosos. Considerar calidades inferiores,
si la calidad del material es inferior es probable que el material cuestemenos, puede que los dueños de la casa con el paso del tiempo adecuen esta
calidad a sus expectativas. Aprovechar los restos de otros constructores es
también una forma viable de reducir los gastos en materiales, es apropiado que
se llamen a los proveedores para preguntar por los materiales pedidos y
devueltos, suelen reducir su costo.
Bibliografia y referencias electronicas
Equipo
arquitectura y construcción de ARQHYS.com.
ING. NELSON H. PAGELLA
Consultor Ingeniero y Especialista en Calidad
pagella.hugo@arlei.com
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